Sind Sie sicher?

Abhörsicher und zugesperrt. So kriegen wir das auch im Online-Meeting hin.

Als die Sicherheitsbedenken gegen ZOOM aufkamen, war ich erst mal alarmiert. Hatte ich doch bis zu diesem Zeitpunkt auch schon viele Meetings und Veranstaltungen auf dieser Plattform abgehalten. Dann hab´ ich mich im Netz mal auf die Suche gemacht: stimmt denn das so alles? Und wenn ja, was jetzt?

Von den vielen Antworten, die ich darauf gefunden habe, schwirrt mir heute noch der Kopf: End-to-End-Verschlüsselung, UNC-Hyperlinks, Klarname, Passwort-Strategie & Co – ich hab erst mal gar nix verstanden.

Mein wunderbarer MODERATIO-Kollege und Graphic-Recording-Experte Uwe Schettler hat sich daher für uns schlau gemacht und das Ganze mal auf einen Blick zusammengefasst: so werden Online-Meetings weitestgehend sicher.

Jetzt kenn ich mich auch aus 😊 Sein Bild werde ich mir gleich neben den Rechner hängen. Dann vergess´ ich auch nix mehr.

Und hier ist es für euch:

Bettina Kerschbaumer-Schramek


Uwe Schettler ist Moderator, Moderationstrainer und Visual Facilitator. Er ist Partner von MODERATIO und begleitet seit 15 Jahren Moderator*innen und Teams. Er arbeitet live und online.

Buchtipp: www.onlinebuch.moderatio.com

© 2020 MODERATIO

Hört Ihr mich?

Gut angekommen ist schon halb gewonnen: Über die wenigen, aber wichtigen Minuten bevor es losgeht.

Ehrlich: Die Minuten vor dem Start eines Online-Treffens haben mir regelmäßig die Schweißperlen auf die Stirn gejagt. Bis dann wirklich alle da sind, technische Probleme aus der Welt geschafft sind, und alle alles sehen und hören können … Wenn das nicht glatt läuft, kostet es Zeit und Nerven aller Anwesenden.

Heute helfen mir diese Maßnahmen für einen smoothen Start – vielleicht ist da auch etwas für euch dabei:

  • Ich bitte meine Teilnehmenden, sich schon 3-5 Minuten früher einzuloggen. Das ermöglicht einen pünktlichen Start und gibt mir noch ein paar Minuten, um Problemfälle zu lösen.
  • Menschen mit wenig Online-Erfahrung biete ich einen kurzen Testlauf im Vorfeld an. Manchen hilft es, wenn ich schon 15 Minuten früher da bin. Dann kann in Ruhe getestet werden.
  • Die meisten Meeting- und Webinar-Plattformen bieten alternative Telefon-Einwahlnummern an. Diese Nummer halte ich gut griffbereit, um Teilnehmenden mit Ton-Problemen eine schnell Alternative zu bieten.
  • Ersatz-Kanal: Für den Notfall (jemand ist verhindert, kommt zu spät, etc.) gebe ich eine SMS-Nummer oder eine E-Mail Adresse aus. Vom Telefon rate ich ab. Mir persönlich fällt es schwer,  gleichzeitig zu telefonieren und im Online-Raum präsent zu bleiben.
  • Für ein angenehmes Ankommen schalte ich ein Slide mit ein paar freundlichen Worten frei. Dieses Slide kann auch schon erste Orientierung geben, z .B. wo man den Chat findet. Vielleicht gleich verbunden mit einer ersten Frage. Das hilft der Chat-Kommunikation auf die Sprünge. Und zieht die Teilnehmenden ins Gespräch.
  • Bei einer größeren Gruppe schalte ich den Ton für alle Teilnehmenden zunächst auf stumm. Je nach Inhalt und Verlauf kann das später kontrolliert aufgehoben werden.
  • Lernen von den Besten: Neulich hat eine Moderatorin bei einem Webinar für das Ankommen eine WordCloud freigeschaltet. Die Frage: Aus welcher Stadt sind Sie heute zugeschaltet? Sehr nette Idee!

Mein Fazit: Ja, in diesem „Start vor dem Start“ ist einiges los. Gut gemanagt können diese Minuten aber auch schon viel guten Spirit ins Meeting bringen.

Wenn Ihr konkrete Fragen oder Wünsche habt, schreibt mir bitte. Gerne berücksichtige ich euer Feedback in den kommenden Beiträgen.

Bettina Kerschbaumer-Schramek ist Moderatorin, Moderationstrainerin und Auftrittscoach. Sie ist Partnerin von MODERATIO und begleitet seit 15 Jahren Kongresse, Podiumsdiskussionen, BarCamps & Co. Live und online.


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Kraftakt Online-Meeting?

Warum gerade Online-Gespräche gut geführt werden wollen.

Dauern Online-Meetings länger oder kommt uns das nur so vor? Wieso fühlen sich unsere Diskussionen online irgendwie holprig an? Warum ist es so schwer, mit der Aufmerksamkeit dabei zu bleiben? Warum reden entweder mehrere gleichzeitig oder keiner? 

Wer viel online unterwegs ist, spürt es schon lange. Digitale Kommunikation ist irgendwie anders. Stimmt. Die gute Nachricht: Moderation kann hier enorm viel leisten. Sie sorgt dafür, dass das digitale Treffen nicht auseinanderfliegt oder langweilig wird.

Für alle, die selbst mal in die Moderatorenrolle schlüpfen, hier ein Blick auf die wichtigsten Tasks:

Orientierung

Wie lange dauert das hier? Worum soll es gehen? In welcher Form wollen wir arbeiten? Wo bitte ist die Chatfunktion? All das will kompakt beantwortet werden. Stellt diese Informationen gleich an den Beginn – dann können alle entspannt starten.

Wortmeldungen

Holprig wird es, wenn mehrere Personen gleichzeitig zu sprechen beginnen. Spätestens hier lernen wir sie zu schätzen: die Funktion des Handhebens. So gut wie alle Online-Plattformen haben bereits ein Tool dafür. Die Moderation sieht die Handzeichen im Teilnehmer-Panel und achtet auf gerechte Wortverteilung.

Zeitmanagement

Striktes Zeitmanagement ist ein Gebot der Online-Stunde. Kündigt schon zu Beginn an, dass ihr im Sinne aller Anwesenden auf ein gutes Zeitmanagement achtet und daher immer wieder an die Zeit erinnern werdet. Mehr dazu gibt es in Kürze in einem eigenen Artikel zum Thema Zeitmanagement.

Struktur

Zusammenfassen, da oder dort nachhaken, Kernbotschaften herausschälen, kurzum den berühmten „roten Faden“ spinnen. Das ist ganz klar Moderation mit Mehrwert. Und sie gelingt uns umso besser, wenn wir uns darauf konzentrieren können. Daher empfehle ich: Achte gut darauf, dass du in der Moderatorenrolle bleibst. Oder teil dir die Aufgabe mit einer 2. Person.

Interaktion

Je interaktiver – desto lebendiger. Klar. Mit Funktionen wie Chat, Q & A, Polls & Co. sind viele Plattformen schon gut dafür gerüstet. Aber noch mehr ist Interaktion eine Frage der Haltung: Was könnte die Teilnehmenden besonders interessieren? Was könnten sie beitragen? Welche Erfahrungen sollten ausgetauscht werden? Die Möglichkeiten für eine wertvolle Moderation sind vielseitig – ich werde dazu noch eigene Artikel posten.

Ihr merkt es schon, da gibt es viel zu tun. Diese und weitere Themen möchte ich in den nächsten Beiträgen noch vertiefen. Wenn ihr konkrete Fragen oder Wünsche habt, schreibt sie mir bitte. Gerne berücksichtige ich euer Feedback in den kommenden Beiträgen.

Bettina Kerschbaumer-Schramek ist Moderatorin, Moderationstrainerin und Auftrittscoach. Seit 15 Jahren begleitet sie Kongresse, Podiumsdiskussionen, BarCamps & Co. Live und online.


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Warum Online-Meetings so anstrengen …

… und wie wir unsere Kräfte schonen.

3-4 Stunden Online-Treffen am Tag? Mein Tag droht dann hinüber zu sein. Geht es euch auch so?

Von einigen Sinnen verlassen

Die Wissenschaft hat dazu ja eine gute Erklärung: Sie meint, wir empfangen Informationen normalerweise mit allen 5 Sinnen. Der Online-Raum aber schränke unsere Kommunikationskanäle stark ein.

Das kann ich aus eigener Erfahrung nur bestätigen: Ich höre die anderen, aber der Ton ist verfälscht oder verzögert. Ich sehe sie, aber nur 2-dimensional und – abhängig von der Bildqualität – manchmal mehr schlecht als recht. Daher kommt auch keine Körpersprache an. Ich „spüre“ sie nicht, denn auch der berühmte 6. Sinn – die Intuition – bemüht sich redlich um Informationen und geht dabei leer aus.

Aus der Not eine Tugend

Mehr oder weniger unbewusst kompensieren wir nun all diese Defizite, in dem wir viel Kraft in das stecken, was uns bleibt: ins Hören und Sprechen. Und das strengt ordentlich an.

Ich hab mir daher überlegt, wie ich den Teilnehmenden in meinen Online-Gesprächen das Leben erleichtern kann. Vielleicht kannst du etwas davon auch für Dich brauchen:

  • Der gute Ton

Auch wenn wir die Empfangsqualität beim Gegenüber nicht beeinflussen können, schon die Sendequalität bringt viel. Investiere in ein gutes Headset oder checke zumindest die Qualität des PC-Mikrofons. Vermeide jede Form von Nebengeräuschen und gib den Teilnehmenden mit schlechter Tonqualität Feedback und Unterstützung.

  • Die Kraft der Stimme

Sprechtempo, Pausensetzung und Intonation sind gute Freunde im Online-Raum. Bemüh Dich darum, klar und präzise zu formulieren. Anspruchsvollere Inhalte kannst Du vorab vorbereiten. Deine Zuhörer werden es dir danken.

  • Die Aufgabenteilung

Vielleicht findet sich in der Runde jemand, der den Chat im Auge behält oder die wichtigsten Ergebnisse notiert. Vermeide nach Möglichkeit Multitasking im Online-Raum, das strengt nicht nur dich an – es kostet auch viel Präsenz und damit Aufmerksamkeit bei den anderen.

  • Die optimale Vorbereitung

Vielleicht kannst du bestimmte Informationen schon im Vorfeld verschicken. Vielleicht macht es auch Sinn, deine Teilnehmenden um eine Stellungnahme zu bestimmten Fragen vorab zu bitten. Im Online-Raum greifst du dann auf diese Inhalte zurück. Damit sparst du Zeit und bist zügig im Thema.

  • Der Pausen-Rettungsanker

Diese Liste wäre nicht vollständig ohne den wichtigsten Tipp: Gönnt euch eine Pause. Im Online-Meeting zumindest alle 60 Minuten. Öffne das Fenster und richte deinen Blick in die Ferne, damit sich die Augen entspannen und der Kopf wieder frei wird.

Ich wünsche euch entspannte und kraftvolle Online-Gespräche. Wenn ihr konkrete Fragen oder Wünsche habt, schreibt mir bitte. Gerne berücksichtige ich euer Feedback in den kommenden Beiträgen.

Bettina Kerschbaumer-Schramek ist Moderatorin, Moderationstrainerin und Auftrittscoach. Sie ist Partnerin von MODERATIO und begleitet seit 15 Jahren Kongresse, Podiumsdiskussionen, BarCamps & Co. Live und online.

Buchtipp: www.onlinebuch.moderatio.com


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Sind Sie noch ganz digital?!

Die Forderung zu „Virtual Collaboration“, also der On-Line-Zusammenarbeit, ist für manche Manager, Führungskräfte, Team- und Projektleiter die Herausforderung schlechthin. Man könnte auch sagen, eine Zumutung. Woher so schnell das nötige Know-how nehmen und nicht stehlen? 

Was viele Unternehmen und Teams seit Jahren anstreben, doch worin wir Deutschen – mag man einigen Studien Glauben schenken – Schlusslicht sind: „Virtuelle Arbeit“.

Und nun ist es für viele Unternehmen quasi über Nacht Wirklichkeit geworden: Wer seine Arbeit aufrecht erhalten will, der wird dies zum überwiegenden Teil von zu Hause aus tun. Und dabei gab es keine Zeit, sich adäquat auf die Veränderung vorzubereiten. Autsch! Worauf es jetzt ankommt und was Sie tun können:

Vertrauensarbeit – jetzt erst recht!

Hand aufs Herz: Für viele Führungskräfte fängt der Schreck bereits dort an, wo Sie Ihre Mitarbeiter*innen nicht mehr kontrollieren können. Was weiß ich, was die Mitarbeiter*innen nun zu Hause tun und wie effektiv sie das tun? Klar, Vertrauensarbeitszeit und generell Vertrauen ist schon lange, wenn nicht schon immer, ein Thema in Unternehmen. Doch nun fallen Routinen wie das tägliche „Stand-Up“ (ein Meeting im Stehen für 10 Minuten, bei dem es darum geht, zu besprechen, was gerade läuft) weg – zumindest vor Ort.

Vertrauensarbeit ist nun die einzige Möglichkeit. Ich habe ja im Home-Office nur wenig bis keine Handhabe darüber, was die Mitarbeiter tun. Macht nix! Gerade das ist eine wunderbare Möglichkeit, den Mitarbeitern die Freiheit zu gewähren, die viele schätzen und gleichzeitig die Ergebnisse zu bekommen, die man sich als Führungskraft wünscht.

Wie kann das gelingen?
Vereinbaren Sie doch einen täglichen „Status-Call“ mit ihren Team-Mitarbeitern. Jeden Tag zu einer festgelegten Zeit eine Telefonkonferenz, in der die wichtigsten Dinge besprochen werden.

Ein Leitfaden dafür könnte sein:

  • Was habe ich gestern gemacht?
  • Gab es dabei etwas, was mich überrascht hat, das alle wissen sollten?
  • Was habe ich für heute geplant?
  • Gibt es etwas, bei dem ich mir Unterstützung wünsche /Austausch brauche?

Der Reihe nach beantwortet nun jedes Teammitglied diese Fragen. Idealerweise können die To-Dos gleich virtuell festgehalten werden, so dass transparent ist, was geplant ist, was gerade in der Mache ist und was bereits erledigt wurde (mehr dazu im nächsten Kapitel). Die „Magic“ an diesem Vorgehen ist, dass nun tatsächlich ein gewisser „Kontrollwunsch“ einer Führungskraft befriedigt werden kann, denn es ist ja täglich jeder dazu angehalten, zu berichten, was gelaufen ist. Es fällt schnell auf, wenn jemand aus dem Team mehrmals keinen Fortschritt vorweisen kann. Nun kann gemeinsam an Lösungen gearbeitet werden.


Tools:

Für solche Online-Calls eignet sich etwa die Software „Zoom“ oder „Skype“, auch „Team-Speak“ ist manchen bekannt.

Transparenz – ein absolutes Muss!

Das zweite wichtige und häufig ungeliebte Thema: Transparenz. Auch schon immer wichtig. Team-Mitglieder sollen so schnell wie möglich an wichtige Informationen kommen können und auch ihre Ergebnisse für alle transparent zugänglich machen. Jetzt in Zeiten von Heimarbeit unumgänglich!

Jedes Teammitglied muss wissen, was gerade gemacht wird, von wem, wie das Ergebnis aussieht etc. um gegebenenfalls darauf aufbauen zu können.

Tipps:

Ich verwende für meine virtuelle Teamarbeit zwei zentrale Werkzeuge, um Arbeit und Arbeitsergebnisse transparent zu machen: Ein Scrum- oder Kanban-Board und ein Wiki.

Scrum-Board
Ein einfaches Scrum-Board hilft mir bereits, einen guten Überblick darüber zu haben, was gerade von wem gemacht wird. Ein solches Board kommt in der Regel mit drei Spalten aus: To-Do | Doing | Done. In jede Spalte werden nun Zettel gehängt, auf denen die jeweilige Tätigkeit genau beschrieben steht. Je nach Verfahren wird dann festgelegt, wer die Arbeit tut oder es können sich je nach Kapazität die Teammitglieder die Arbeiten selbst nehmen und sich als Ausführende auf dem Zettel eintragen.

Beispiel:
Ich notiere auf einen Zettel „Blogbeitrag zum Thema virtuelle Teamarbeit verfassen“, weil ich meine, dass das getan werden sollte. Danach hänge ich diesen Zettel in die „To-Do-Spalte“ meines Boards. Wenn ich nun anfange den Beitrag zu schreiben, hänge ich den Zettel in „Doing“ und schreibe meinen Namen auf den Zettel. So weiss jeder, aha, der David arbeitet gerade an diesem Blogbeitrag. Bin ich fertig, schiebe ich den Zettel in „Done“ und alle können sehen, ah, er ist fertig!

Dann ist es entscheidend, dass die Teammitglieder, die gegebenenfalls mit der Aufgabe weiter arbeiten, wissen, wo sie mein Ergebnis finden. Dafür verwende ich oft ein einfaches Wiki oder ein gemeinsames Laufwerk, auf dem alle Ergebnisse strukturiert abgelegt werden können.

Ich lege meinen Text also, beispielsweise als Word-Dokument, in einen geteilten Ordner. Dieser kann im Ticket (auf dem virtuellen Zettel) verlinkt sein, so dass ihn jeder leicht finden kann. Ich erstelle dann eventuell, nach Abschluss meiner Arbeit, ein neues „Ticket“. Das ist ein neuer Zettel und schreibe darauf: „Blogartikel virtuelle Teamarbeit von David publizieren im MODERATIO-BLOG“. Diesen Zettel hänge ich in die Spalte „To-Do“. Jeder, der nun Zeit hat und Zugang zum Blog kann den Artikel nun publizieren. Natürlich könnte auch ich diese Aufgabe auch gleich selber angehen, usw.

So schaffe ich optimale Transparenz im Team über das, was gerade läuft. Am folgenden Tag im 10-Minuten-Meeting am morgen kann ich davon berichten, und alle sind auf dem aktuellen Stand.

Ideal ist es, wenn ich einmal pro Woche oder jede zweite Woche, ein einstündiges Meeting einberufe, bei dem ich jedem die Möglichkeit gebe, alle seine Zettel in der Spalte „Done“, also „erledigt“, nochmal vorzustellen. So ist sichergestellt, dass jeder zu jeder Zeit über alles was „erledigt“ ist, Bescheid weiß.

Tools:

Es gibt zahlreiche auch kostenlose Softwarelösungen für Kanban- oder Scrum Boards. Die bekanntesten bietet sicher Atlassian mit „Trello“ oder „Jira“. Atlassian bietet sogar ein Wiki namens Confluence, das mit Ticktets aus Jira verbunden werden kann. Die Softwarelösungen am Markt sind sehr vielfältig.

Virtuelle Meetings

Online-Meetings sind ebenfalls nicht neu, doch meist stiefmütterlich behandelt. Nicht jeder hat sich bisher die Mühe gemacht, eine professionelle Ausbildung dazu zu absolvieren. Nun, da die Meetings länger, die Teilnehmer mehr und die Themen mit unter sehr wichtig werden, bekommen manche ein flaues Gefühl im Magen. Es helfen jedoch bereits ein paar Tipps, Online Meetings professionell zu gestalten, wie ich im letzten Artikel (siehe: http://blog.moderatio.de/on-line-meetings) beschrieben habe. Weitere Tipps, um sich als Team, in diesen distanzierten Zeiten, nicht aus den Augen zu verlieren  haben wir in einem eigenen Artikel zusammengetragen: http://blog.moderatio.de/naehe-auf-distanz.

Tools:

Software-Lösungen für virtuelle Meetings gibt es zahlreiche im Internet zu finden. Die meisten bieten VoIP und Chat, sowie Screensharing und Präsentieren als Features. Ein Haupt-Feature das mir als Moderator dabei meist fehlt ist die Möglichkeit etwas live zu visualisieren, also Themen, Fragen, Antworten, Probleme und Lösungen wie Maßnahmen aufzuschreiben. Mir hilft hier meist ein parallel geöffnetes Google-Docs oder Google-Slides Dokument, in dem ich die Besprechungsthemen zunächst notiere, dann pro Thema das, was besprochen wird und am Ende die nächsten Schritte, die Maßnahmenplanung.

Ständig im Kontakt sein: Echte Zusammenarbeit auf Distanz

Die letzte Herausforderung besteht nun darin, über das, was man tut in ständigem Austausch zu sein. Der sogenannte Flurfunk, soll bei der Heimarbeit genauso wenig auf der Strecke bleiben, wie die bilateralen Absprachen während der Arbeit.

Für mich hat sich ein einfacher Chat dabei stets gut bewährt. Viele Chat-Tools bieten die Möglichkeit, mehrere Chaträume zu öffnen. So gibt es neben den „One-to-One“ Chats, in denen ich mich wie via WhatsApp und Co. mit einer Person austausche auch die Möglichkeit, Gruppenräume zu eröffnen. Auch dies bietet WhatsApp beispielsweise. Drei Kanäle haben sich für mich hier in der Regel bewährt: Ein Chat-Room für alles, was „arbeitsbezogen“ passiert. Dieser Kanal könnte „Work“ heißen oder den Namen des Projektes tragen. Ein zweiter Kanal heißt bei mir in der Regel „Off-Topic“. Hier kann alles gepostet und besprochen werden, was vielleicht interessant ist, jedoch nicht zwingend etwas mit dem Thema zu tun hat oder gerade nicht. Also etwa der Hinweis auf eine tolle Doku, die am Abend im Fernsehen kommt etc. In einem dritten Kanal werden alle konkreten Fortschritte ohne Unterhaltung dazu gepostet, also da würde etwa stehen: „David gestartet: Blogbeitrag virtuelle Arbeit verfassen“ und wenn ich fertig bin würde da stehen: „David fertig: Blogbeitrag virutelle Arbeit verfassen“. Manche Tools bieten es an, das Scrum-Board mit einem Chat-Kanal zu verbinden, sodass diese Infos automatisch laufen. So muss ich, wenn ich auf ein Ergebnis warte, nur diesen Channel im Blick haben, niemanden stören und auch nicht dauernd auf das Scrum-Board schauen.

Tools:

Wie angesprochen eignet sich WhatsApp. Sicherer von den Daten her ist vermutlich „Signal“. Daneben gibt es größere, gerade für virtuelle Arbeit ausgelegte Software wie „Slack“ oder „HipChat“.

FAZIT

Wenn Sie diese vier einfachen Vorgehensweisen gekonnt eingeführt haben, dann haben Sie bereits einen großen Schritt in Richtung virtueller Teamarbeit gemacht. Wenn Sie dennoch nicht so genau wissen, wie und womit Sie am besten starten sollen, so stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite!

Ich wünsche Ihnen eine gelungene Teamarbeit im Home-Office!

Ihr,
David Seifert

 


Buchtipp: www.onlinebuch.moderatio.com


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